Nemám čas, nestíhám, kdyby tak den měl o hodinu víc – myšlenky, které se každý den honí hlavou stovkám lidí. V uspěchané době, kdy každý chce stihnout všechno a ideálně hned, je čas tím největším nepřítelem. Poradíme, jak ho dostat na svou stranu. S kvalitním time managementem využijete svůj den na maximum.

Time management bychom do češtiny doslovně přeložili jako řízení času. Ve skutečnosti jde ale spíš o organizaci času. Alfou omegou je správné rozvržení úkolů a priorit. Cílem pak je vytěžit z každého dne maximum. A to nejen co se práce týče, ale i volnočasových aktivit.

4 generace time managementu

Time management si prošel svým vlastním vývojem. S rostoucím počtem úkolů rostla potřeba je efektivněji organizovat. Vzniklé techniky dnes dělíme do čtyř generací:

1. generace pracuje s klasikou, kterou zná každý – přehled úkolů, respektive oblíbené to do listy.
2. generace ke klasickému seznamu činností přidala termíny. Jinými slovy řeší nejen CO budu dělat, ale i KDY. V praxi zařazuje využívání diářů a kalendářů. 
3. generace pracuje s úkoly na pokročilejší úrovni. Zavádí individuální posouzení důležitosti jednotlivých činností a rozřazování do kategorií.
4. generace bere v potaz i dlouhodobé vize, životní cíle a tzv. work-life balance. 

Zajímavost: Na time management lze aplikovat Paretovo pravidlo 80/20. 80 procent přínosu ti zajistí činnosti, které trvají 20 procent času a naopak 20 procent přínosu ti zajistí činnosti, které trvají 80 procent času. 

Fejeton Cristiny Muntean: Jak si postavit život, ze kterého si nemusíte brát dovolenou

Enjoy

Prosit o dovolenou, žmoulat u toho čepici v ruce a pak se vrátit do haldy práce a stresu? Naštěstí současný svět se svými technologickými vymoženostmi mnoha lidem nabízí možnost pracovat skoro odkudkoli. Cristina Muntean v novém seriálu na newstream.cz bude každý týden psát návod na to, jak si zařídit život, ze kterého si nemusíte brát dovolenou.

Cristina Muntean

Přečíst článek

Moderní techniky time managementu

Time management se vyvinul do stádia, kdy nabízí celý arzenál užitečných technik. Přinášíme tipy, jak si zorganizovat čas a zefektivnit práci.

Stanovte si priority (Eisenhowerův princip). Některé věci musí mít jednoduše přednost před jinými. Odpoutání se od představy, že všechno hoří stejně, je základem úspěšného time managementu. V určování priorit šikovný nástroj známý jako matice plánování času (viz. obr.)

	Naléhavé	Nenaléhavé
Důležité	Úkoly s hořícím deadlinem, domácí práce, krize	Úkoly s deadlinem, velké projekty
Nedůležité	Vyřizování nedůležité korespondence	Brouzdání po netu, prokrastinace

 

Pochopení nejen důležitosti, ale i naléhavosti jednotlivých činností, je klíčem ke správnému rozvržení priorit. Pomáhá si sepsat denní aktivity a oznámkovat je jako ve škole.

1. Důležité a naléhavé úkoly. Spadají sem činnosti, které nejen hoří, ale jsou i důležité a snadno člověka pohltí. 
2. Důležité, ale nenaléhavé úkoly jsou obdobně prioritní. Není nutné je ale dokončit teď hned. Čas, který na nich trávíte  si klidně rozložte do několika dní nebo týdnů. Pro seberozvoj jsou ale stěžejní.
3. Nedůležité a naléhavé úkoly jsou zpravidla takové, kterým je třeba  věnovat nějaký čas, ale jsou důležité pro někoho jiného. Snažte se je vyřizovat co možná nejefektivněji.
4. Nedůležité a nenaléhavé činnosti jsou největšími žrouty času. Žádné hodnoty do života nepřináší a jsou žrouty času. 

Fejeton Cristiny Muntean: Rovnováha mezi pracovním a osobním životem je pro mrtvoly. Nebo jak to vlastně je?

Leaders

Jak vypadá denní program člověka, kterému se povedlo propojit práci se životem - a to vše ještě s bydlením u moře? Z vlastní zkušenosti píše pro newstream.cz autorka a koučka Cristina Muntean ve svém pravidelném sloupku.

Cristina Muntean

Přečíst článek

Ideální rozvržení času mezi jednotlivé kvadranty je individuální. Skutečně efektivní lidé se ale snaží maximálně vyhýbat třetímu a čtvrtému typu činností. Nejvíce času tráví činnostmi druhého typu. V praxi s jednotlivými typy činností můžete pracovat následovně:

• Důležité a naléhavé úkoly – vyřešte je osobně a urgentně, zpravidla však zaberou přibližně 20 procent času. 
• Důležité, ale nenaléhavé úkoly – mohou počkat, ale věnujte jim pozornost. Práci na nich si rozplánujte.
• Nedůležité a naléhavé úkoly – pokud je musíte řešit sami, neztrácejte s nimi příliš mnoho času. V ideálním případě je delegujte na ostatní. 
• Nedůležité a nenaléhavé činnosti – vyhněte se jim. 

Nemůžete se dokopat k práci, přestože máte perfektně zorganizované úkoly? Zkuste techniku pomodoro. 

Technika pomodoro je založená na jednoduchém principu:

• 25minutové pracovní intervaly intenzivního soustředění přerušované 5minutovými přestávkami,
• 4 po sobě jdoucí pracovní úseky a 15 až 30minutová pauza.

Pracovat 25 minut v kuse s vidinou alespoň krátké přestávky není tak strašidelné jako osmihodinová šichta. Díky krátkým časovým úsekům navíc zvýšíte svoji produktivitu, a přitom se během práce nebudete cítit vyčerpaně. 

Top 5 českých podcastů k osobnímu rozvoji. Kým se nechat inspirovat?

Enjoy

Téma osobního rozvoje v posledních letech plní mediální prostor. Není nouze o články, videa a také podcasty o tom, jak být šťastnější, zdravější, bohatší nebo třeba jak si najít ideálního partnera, práci. Přísliby milionových výdělků při práci z pláže se to jen hemží. Otázkou je, kde hledat kvalitní obsah v moři balastu a ošumělých slov o životním štěstí? S vědomím, že se pouštíme do neklidných vod subjektivních názorů, jsme vybrali Top 5 českých podcastů, které byste si neměli nechat ujít.

Katarína Krajčovičová

Přečíst článek

Aby pomodoro technika byla skutečně účinná, měli byste se během 25minutového pracovního intervalu soustředit pouze na jednu činnosti nebo jeden úkol. Pokud se vám úkol podaří splnit dříve, než uplyne 25 minut, přeskočxte rovnou k 5minutové přestávce. 

Další užitečný způsob, jak účinně porazit prokrastinaci přináší pravidlo dvou minut. Chorobné odkládání práce lze vyřešit tím, že si náročné a nepříjemné pracovní výzvy rozložíte do mnohem menších a snadno zvládnutelných úkolů. Věnujete každému z nich alespoň dvě minuty svého času. Uvidíte, že i díky pouhým dvěma minutám se seznam dlouho odkládaných povinností začne dříve či později ztenčovat. Čím rychleji budete plnit drobné úkoly, tím snáze se dostanete do  flow, kdy vám práce půjde od ruky.

S jasnými prioritami je jednoduché vytvořit si plán. Ať už budete plánovat den, týden nebo měsíc, zařaďte do rozvrhu všechny stěžejní aktivity včetně práce na důležitých projektech, ale i času stráveného s rodinou nebo přáteli.

Pozor! Úkolujte se realisticky. Nikdo z nás není robot. Proto si vytvářejte takové plány, které jste skutečně schopni splnit. Od věci není ani počítat s malou časovou rezervou.

Tip: Klasický to do list vám bude nejlepším pomocníkem. Každý den věnujte pár minut sepsání všeho, co byste měli stihnout. Budete tak přesně vědět, co vás čeká. Navíc všichni víme, jak příjemné je odškrtávání splněných úkolů.

Harvard Business Review: Polovina manažerů je vyhořelá. Co s tím?

Leaders

Jak zabránit tomu, aby se nákaza vyhoření nerozšiřovala od demotivovaných manažerů po celé firmě? Autoři, manažeři Microsoftu, sdílejí své poznatky v článku prestižního Harvard Business Review (HBR). Newstream.cz články z HBR na základě licence přináší pravidelně.

©2023 Harvard Business Review. Distributed by The New York Times Licensing Group

Přečíst článek

Zjistěte, kdy jste nejproduktivnější

Někdo je ranní ptáče, jiný zase noční sova. Tak či onak nemá cenu se tlačit do práce ve chvílích, kdy víte, že budete neproduktivní. Time management si udělejte sobě na míru.

Na tu část dne, kdy jste plní elánu a energie, si naplánujte nejnáročnější úkoly. Ve svých slabých chvílích se pak věnujte třeba e-mailům.

Co můžete udělat dnes, neodkládejte na zítra

Klišé, které ale zatraceně dobře funguje. Úkoly, na které máte čas a můžete je vyřešit hned, neodkládejte na později. Dříve či později se tyto odložené úkoly zákonitě nakupí, a pak vám jejich vyřizování udělá pěknou čáru přes časový rozpočet.

Pracujte v klidu

Docílit absolutního soustředění v dnešní době připomíná hledání ztraceného grálu. Najít klidné místo pro práci v openspace kancelářích je skoro nadlidský úkol. Řešením ale není spokojit se s neustálým vyrušováním od kolegů. Pátrejte po možnostech, jak se těmto rozptýlením vyhnout či je alespoň minimalizovat. Zkuste pracovat časně ráno, nebo naopak k večeru. Případně si posuňte obědovou pauzu a naplno využijte hodinku, kdy všichni zmizí z kanceláře do svých oblíbených restaurací.

Deleguje a opět delegujte

Cestou k úspěchu určitě není rčení: když něco chceš mít pořádně, udělej si to sám. Pracujete v týmu schopných lidí? Nebojte se jim delegovat úkoly.

Tip: Využijte vymoženosti moderní doby. Existuje celá řada nástrojů, které vám řízení týmových projektů výrazně usnadní (například ClickUp, Caflou, Basecamp, Teamwork Projects, Trello, Freelo a další).

Pracovat jen čtyři dny v týdnu? Výzkumy naznačují, že to může dávat i ekonomický smysl

Enjoy

Zatím největší ve světě uskutečněný experiment ukázal, že čtyřdenní pracovní týden vítají nejen zaměstnanci, ale i zaměstnavatelé, protože – i když to na vypadá neuvěřitelně – se jim zvýšily příjmy. Je však dobré výsledky dobře zvážit.

Josef Tuček

Přečíst článek

Odměňte se a odpočívejte

Po náročné práci musí přijít odpočinek. Nenuťte se pracovat od rána do večera bez jediné pauzy. Rychle byste tak přišli nejen o energii, ale časem i o motivaci. Ve svém denním rozvrhu proto pracujte i s časem, který věnujete dostatečnému odpočinku. Ať už v podobě krátkých pauz mezi jednotlivými úkoly, nebo klidně pořádnému šlofíku po obědě. Od věci nejsou ani malé odměny za úspěšně odvedenou práci. Máte rádi sladké? Dopřejte si sem tam třeba čtvereček čokolády. Nebo se na konci dne odměňte sklenkou dobrého vína.

Udělejte si časový snímek dne

Nemáte dostatečnou motivaci k tomu, abyste čas začali efektivně organizovat? Zkuste si zmapovat několik svých běžných dnů. Vyberte si dva až tři pracovní dny a pokuste se zaznamenat vše, co jste během nich dělali i kolik času jste jednotlivým činnostem věnovali. 

Tip: Nemusíš vše zaznamenávat ručně na papír. Využij moderní aplikace, jako je například aTimeLogger - Time Tracker.

Pro mnohé budou výsledky měření nepříjemným zjištěním. Pokud ale dokážete přijmout, že vaše dny nejsou natolik efektivní, jak jste si mysleli, můžete udělat první kroky k produktivnějšímu a spokojenějšímu životu. 

Zbavit se prokrastinace může bolet. Základem správného time managementu je sebekázeň a silná vůle, které si ale každý může vybudovat. Nejde to ale ze dne na den. Pokud cítíte, že v boji s prokrastinací často prohráváte, přečtěte si jak se jí nadobro zbavit na FreshStartu.

Syndrom vyhoření. Jde o depresivní stav, nebo samostatný fenomén? Vědci se neshodnou

Enjoy

Dvě relativně známé světové političky nedávno oznámily, že odstupují z funkce, a to z důvodů, které se dají vysvětlit syndromem vyhoření. Jeho případů ostatně přibylo v době covidové pandemie na mnoha pracovištích. Vědci se o podstatě tohoto fenoménu přou, ale naštěstí nabízejí rady, jak se mu dá vyhnout. Pilulku proti němu však nemají.

Josef Tuček

Přečíst článek

video

FreshStart: Jak poznat syndrom vyhoření

Newstream TV

Pocit vyčerpání, únava, negativní emoce spojené s prací a snížená efektivita v zaměstnání. Tyto body tvoří dle Světové zdravotnické organizace základní příznaky syndromu vyhoření. Ne každý si může dovolit odejít z práce a tím utnout zdroj stresu. Účinnou prevenci tak může tvořit několik následujících bodů, které zároveň fungují jako první pomoc v případě, kdy už práce začíná přerůstat přes hlavu.

Anna Kolibíková, Marie Kolajová

Přečíst článek