Cristina Muntean: Mám snad na čele napsáno „nádraží”? Nebo proč mi vlastně voláte?
Nečekané zásahy do naší pozornosti a do našeho proudu myšlení jsou nejčastější a bohužel i nejrychlejší cesty, jak můžeme ztratit soustředěnost. Bez ní je zaručeno, že v práci nikdy nemůžeme dosáhnout stavu proudění, což je nejkvalitnější mentální prostor pro tvořivost a inovace. Jak si svůj pracovní prostor ochránit, radí koučka a expertka na pracovní trh Cristina Muntean ve svém pravidelném sloupku na newstream.cz.
Znáte to: zrovna se na něco začnete plně soustředit. A ejhle, najednou zazvoní telefon. A z něj se ozve kolega, šéf či klient, který něco potřebuje. Protože jste slušný člověk, tak mu telefon vezmete. Jenže konverzace se protahuje. Z minuty se rázem stane 15 minut. Po 15 minutách mu to konečně položíte a vrátíte se k práci. Bohužel však z toho důvodu, abyste mu něco dohledali a poslali to, proč vám vlastně volal. Potom ještě vyřešíte pár e-mailů a celá hodina je pryč. A na konci roku vás stejný šéf, který je zvyklý vám takto zničehonic volat, pošle na školení o řízení času. Ale to je jiný příběh.
Bez soustředění není výkonu
Nečekané zásahy do naší pozornosti a do našeho proudu myšlení jsou nejčastější a bohužel i nejrychlejší cesty, jak můžeme ztratit soustředěnost. V současné době, kdy se celý svět přiklání k ekonomice znalostí a kdy má většina naší práce hluboký kreativní charakter, soustředění je jedna z nejdůležitějších lidských kompetencí. O tom jsem psala více ve článku Čemu se můžeme naučit od digitálních nomádů.
Nemám čas, nestíhám, kdyby tak den měl o hodinu víc – myšlenky, které se každý den honí hlavou stovkám lidí. V uspěchané době, kdy každý chce stihnout všechno a ideálně hned, je čas tím největším nepřítelem. Poradíme, jak ho dostat na svou stranu. S kvalitním time managementem využijete svůj den na maximum.
FreshStart: Jak zatočit s prokrastinací a nežít jen pro práci
Enjoy
Bez soustředění je zaručeno, že v práci nikdy nemůžeme dosáhnout stavu proudění, což je nejkvalitnější mentální prostor pro tvořivost a inovace. Také je zaručeno, že náš mozek bude potřebovat po přerušení další dávku dopaminu, a kvůli tomu pak budeme chtít trávit více času malichernostmi typu kontroly sociálních sítí, e-mailů a dalších podobných zbytečností.
Jak si vychovat lidi tak, aby vás přestali vyrušovat?
Jednou jsem se na takového vyrušovatele pořádně rozzlobila. „Mám snad na čele napsáno ‚nádraží‘, že máte pocit, že se do mé hlavy můžete dostat, kdykoliv a jakkoliv se vám zachce?“ rozčilovala jsem se jednoho rána na člověka volajícího z nějakého call centra s otravnou nabídkou ‚atraktivních‘ investic (chudák, fakt mu přeji lepší práci).
Kdy je vhodnější využít vlastní a kdy cizí kapitál? Co je dluhopisové financování? Jak poznám finančně zdravý podnik? FreshStartu odpovídal hlavní ekonom Trinity Bank Lukáš Kovanda. 
FreshStart: Podnikání není raketová věda. Moc počítání na startu může být na škodu, říká ekonom Kovanda
Zprávy z firem
Jenže poté, co jsem na něj nadávala, jsem si uvědomila, že za to, jak se cítím já, nemůže bohužel on, ale já sama. Proč jsem mu vlastně telefon brala, když jsem se chtěla soustředit? Myslela jsem si, že to může být klient volající z pevné linky.
A co můžu udělat pro to, aby všichni moji klienti věděli, že mi nemají volat, dokud to opravdu nehoří? A že o tom, co potřebují, si mají umět říci jinak? Tak začala moje cesta převýchovy celé mé klientské základny.
„Pokud mi zavoláte, je velká pravděpodobnost, že vám telefon nebudu moci vzít,“ začala jsem říkat. (To je určitě lepší formulace než ta s tím nádražím na čele.) „Důvodem je, že buď pracuji přímo s klienty, na které se chci soustředit, nebo dělám jinou soustředěnou práci – píšu články či natáčím videa. Nebo odpočívám, abych pak mohla zase dobře pracovat. Potřebujete-li něco, zanechte mi prosím zprávu přes WhatsApp, napište mi přesně, co potřebujete a kdy, a já se vám ráda ozvu zpátky do 24 hodin,“ doplňuji.
Klienti vyhověli bez problémů
Překvapivě mě klienti vyhověli bez problémů. Někteří si dokonce nainstalovali kvůli mně i aplikaci WhatsApp. Se svou rodinou z Rumunska jsem při přesvědčování měla zásadně více práce, ale to je také jiný příběh.
Představte si následující scénář: Nejtalentovanější lidé z vaší firmy – může to být její Top 10, Top 20, prostě ti lidé, bez kterých by vaše firma nemohla ani dýchat – se jednoho dne rozhodnou dát výpověď. Společně. Najednou. Co by to udělalo s vaším byznysem? A za jak dlouho byste je mohli vyměnit za stejně dobré lidi se stejně kvalitními výsledky? Kolik by vás to vše stálo? A o co by vaše firma mezitím přišla? Nad tím se zamýšlí koučka a expertka na pracovní trh Cristina Muntean ve svém pravidelném sloupku na newstream.cz.
Cristina Muntean: Proč by si manažeři měli více vážit svých autonomních lidí?
Leaders
Prosbu, jak se mnou mají klienti komunikovat tak, aby dostali to, co potřebují, včas, a zároveň s úctou k mým potřebám, jsem pak neustále opakovala na konci všech individuálních koučovacích sezení, na začátku a na konci skupinových školení i na webových stránkách. Dokonce jsem to měla uvedené i ve svém e-mailovém podpisu – nelze totiž předpokládat, že když to řeknete jednou, všichni vás uslyší.
Změna k lepšímu
Postupně se to měnilo k lepšímu. V současné době všichni mí klienti vědí, že osobní telefony neberu (pokud to fakticky nehoří) a že pokud něco potřebují do 24 hodin, mají mi zanechat zprávu přes WhatsApp. Když na to tolik nespěchají, stačí mi poslat stručný e-mail. Touto cestou jsem si sama připravila a ochránila mentální prostor a právo soustředit se skutečně na mé klienty a na kvalitu mé práce.
Plynárenská společnost GasNet se včas chopila příležitosti a začala se zajímat o dnes často zmiňovaná témata udržitelnosti nebo diverzity na pracovišti. V řadě oblastí se firmě daří naplňovat vytyčené cíle, což dokazují i hodnocení nezávislých ESG ratingů nebo letošní vítězství v soutěži Férový zaměstnavatel s dobrou atmosférou. „Diverzita podle nás není o počtu žen ve firmě. Je o pestré firemní kultuře, férovosti a také o tom, jak efektivně firma pracuje s potenciálem zaměstnanců,“ říká Helena Steinerová, která v GasNetu vede tým Recruitment & Development.
Je škoda, když firmy nevyužívají know-how svých zaměstnanců, říká HR manažerka společnosti GasNet
Zprávy z firem
A jak vy můžete vychovat lidi tak, aby vás přestali vyrušovat? První věc, co byste si měli uvědomit, je, kdo přesně vás přerušuje, v jakém kontextu a proč. Pokud vás někdo neustále vyrušuje v kanceláři, protože je na to takto sám zvyklý, možná vám postačí si s touto osobou pohovořit.
Kancelář, nebo nádraží?
Ale pokud je vaše kancelář skutečným nádražím, kde se neustále řve a někdo něco neustále potřebuje okamžitě a hned, pak je možná načase, abyste přehodnotili, jestli se vám práce z kanceláře skutečně vyplatí – jak vám, tak vašemu zaměstnavateli. Firemní kulturu totiž sami nezměníte. Můžete však změnit svůj postoj a svoje místo výkonu práce, a díky tomu se možná spousta věcí vyřeší.
Druhá věc: musíte lidem přesně říct, co mají dělat, když od vás potřebují něco urgentně a méně urgentně. Když se vám následně ozvou, musíte dodržet to, na čem jste se s nimi domluvili. Nejde totiž říci „napiš mi e-mail, já ti na něj ráda odpovím“, a pak mu odpovědět až za pár dní. To není důstojná komunikace ani pro jednu stranu.
Přesměrujte tedy pozornost vašich pracovních partnerů ke komunikačním kanálům, které vám vyhovují nejvíce. Může to být WhatsApp, může to být chat v MS Teams či skrze Yammer / Messenger / LinkedIn. Může to být e-mail, může to být konverzace ve Slacku. Může to být chat na platformě, kterou používáte na řízení procesů, ale i něco úplně jiného. Důležité jsou dvě věci: abyste všichni ctili hodnotu a důležitost soustředěné práce a abyste všichni dodržovali slovo ohledně dohod, jakým způsobem budete společně komunikovat a jaké komunikační kanály budete používat, a to především když člověk spěchá.
Generace Z, tedy lidé narození v letech 1997 až 2012, touží po zábavě více než jejich předchůdci, ale cení si také úspěchů a chtějí mít moc. Uvedl to list The Guardian s odkazem na globální průzkum mezi 36 tisíci lidmi ze 30 zemí, podle nějž je představa o generačních rozdílech částečně překonaná.
Generace Z je jiná než předchůdci. Chce se ještě více bavit a zároveň mít ještě více moci
Enjoy
Pokud toto neděláte a pokud se k asynchronní komunikaci – tedy ke komunikaci, která neprobíhá ve stejné době pro všechny strany – dostanete pouze občas, může to vést k enormní frustraci v pracovních vztazích, která může dojít tak daleko, že vás to může stát až vaše pracovní místo. Alternativou k tomu však není ani návrat do kanceláře, ani nechávat se neustále přerušovat – alternativou je naučit se pořádně komunikovat asynchronně na různých platformách formou vědomé a kvalitní komunikace, která ctí osobní čas a prostor a která nabízí skutečnou flexibilitu. Asynchronní komunikace je totiž jediná forma, která umožňuje skutečně flexibilní práci s dobrými výsledky. A v novém světě práce, který ctí flexibilitu a soustředěnost, bychom se to měli všichni rychle naučit.
PŘÍŠTĚ: Jaké porady byste měli zrušit, abyste svým lidem dopřáli více flexibility v práci?
